系統分析版 · SA DECOMPOSITION

09 · 線上課程結案自動化

提案:婧葶/宛玲 / 教育訓練中心後台 · 發生頻率:幾乎每天(有課就要結案)
後台 自動化 本頁 4 條流程 2026-07-23
A

需求摘要

現況痛點 出席紀錄、LINE 點名表、簽到表、電子證書、問卷、照片分散多處,每堂課結案都是大量手工;臨時插件就會打斷節奏。
分析定調 課程結束當天自動把「結案包」產好——人只核對與送出。
🗣 誰在等 會計(等結案開發票)、前台與機構窗口(等文件)、學員(等證書)。
♻ 共用底座 出席名單核對邏輯可與 06 開課巡檢共用(同一批 Webex/Teams/名單來源)。
B

流程全景圖

flowchart TB
  ENDC(["課程結束/同仁啟動結案"]):::role --> F1["① 出席資料彙整"]:::ai
  WX[("Webex/Teams 上線紀錄")]:::data --> F1
  LN[("LINE 群點名表 Excel")]:::data --> F1
  RG[("CRM 報名名單")]:::data --> F1
  F1 --> ATT("出席確認表+差異標記"):::out
  ATT --> H1{"差異項人工確認
暱稱/員編對不上"}:::hum --> F2["② 結案文件生成"]:::ai F2 --> PKG("簽到表/電子證書+證號/送審資料"):::out SC[("SurveyCake/Google Sheet 問卷")]:::data --> F3["③ 問卷處理
事件 · 回收截止"]:::ai F3 --> SUM("滿意度摘要 → 上傳 CRM"):::out PKG --> F4["④ 結案檢核與通報"]:::ai SUM --> F4 F4 --> H2{"主管覆核送出"}:::hum --> OUT(["會計開發票/前台窗口通知/歸檔"]):::role classDef ai fill:#e5ddf1,stroke:#253047,stroke-width:2px,color:#172033,font-weight:bold classDef hum fill:#f7d7cf,stroke:#253047,stroke-width:2px,color:#172033 classDef data fill:#d9eff2,stroke:#253047,stroke-width:2px,color:#172033 classDef out fill:#dcecd0,stroke:#253047,stroke-width:2px,color:#172033 classDef role fill:#ffe6a3,stroke:#253047,stroke-width:2px,color:#172033
■ AI 自動流程◆ 人工介入⛁ 系統/資料▢ 產出◖◗ 角色/事件
C

流程拆解(4 個流程)

1

出席資料彙整

事件 · 課程結束/同仁啟動結案
三個來源的出席資料自動合併成一份可信名單。
下載 Webex/Teams 上線紀錄讀取 LINE 群點名表(Excel)合併比對報名名單產出出席確認表
輸入來源Webex/Teams 紀錄、LINE 點名表、CRM 報名名單
產出出席確認表(含差異標記)
人工介入姓名對不上(暱稱、員編缺漏)的差異項人工確認。
風險備註學員姓名/信箱/員編,高風險。
2

結案文件生成

事件 · 出席確認後
簽到表、證書、送審資料一次產齊。
產出簽到表(掃描檔格式)電子證書+證號產發與歸檔照片整理成送審資料
輸入來源出席確認表、證書模板、LINE 群照片
產出結案文件包(簽到表/證書/證號檔/送審資料)
人工介入證書發放前同仁抽核名單。
3

問卷處理

事件 · 問卷回收截止
問卷回收自動統計並上傳 CRM。
擷取 SurveyCake/Google Sheet 回覆統計滿意度摘要上傳 CRM
輸入來源SurveyCake/Google Sheet 問卷
產出滿意度摘要+CRM 問卷紀錄
人工介入無需人工。
4

結案檢核與通報

事件 · 上述流程完成後
缺什麼一眼看到,齊了就通報放行。
檢核結案包完整性通知會計(發票)與前台/窗口主管覆核送出歸檔結案
輸入來源結案文件包+問卷紀錄
產出結案通報+歸檔
人工介入主管覆核後送出——維持現行當責結構。
D

分期導入建議

階段範圍前置條件
P1出席彙整+問卷統計確認 Webex/Teams 匯出格式與 LINE 點名表範本標準化
P2證書/簽到表/送審文件生成證書模板與證號規則確認;照片命名慣例
P3全流程串接(當天結案)CRM 上傳介接;與會計確認通報格式
資安紅線 學員姓名/信箱/員編高風險:證書與名單檔案存取受控;照片送審前確認無個資露出疑慮。