系統分析版 · SA DECOMPOSITION

08 · 訂單自動化

提案：婧葶／宛玲 / 教育訓練中心後台　·　發生頻率：每天

後台自動化本頁 4 條流程 2026-07-23

需求摘要

現況痛點　前台列印訂單、人工核對課程與金額、CRM 建合約寫編號、掃描上傳附件、交會計——每一段都是人工作業與人工判斷。

分析定調　把「核對、建檔、歸檔、交接」四段各自自動化，串成一條線，異常才落到人工。

🗣 誰在等　會計（等正確的金額與文件請款開發票）。

流程全景圖

flowchart TB
  WEB[("官網訂單")]:::data --> F1
  SH[("每日訂單 Sheet＋課程價目")]:::data --> F1["① 訂單擷取與核對
排程 · 每日 08:00"]:::ai
  F1 -->|課程金額一致| F2["② 合約建立
事件 · 核對通過"]:::ai
  F1 -->|異常| H1{"人工核對"}:::hum --> F2
  F2 --> CRM[("CRM 合約草稿＋自動編號")]:::data
  CRM --> SIGN(["用印＋簽回掃描"]):::role
  SIGN --> F3["③ OCR 簽回歸檔"]:::ai
  F3 -->|辨識編號上傳附件| CRM
  F3 -->|低信心| H2{"人工比對"}:::hum
  F2 --> F4["④ 會計交接
排程 · 每日下班前"]:::ai
  F3 --> F4
  F4 --> ACC(["會計：發票／請款"]):::role

  classDef ai fill:#e5ddf1,stroke:#253047,stroke-width:2px,color:#172033,font-weight:bold
  classDef hum fill:#f7d7cf,stroke:#253047,stroke-width:2px,color:#172033
  classDef data fill:#d9eff2,stroke:#253047,stroke-width:2px,color:#172033
  classDef out fill:#dcecd0,stroke:#253047,stroke-width:2px,color:#172033
  classDef role fill:#ffe6a3,stroke:#253047,stroke-width:2px,color:#172033

■ AI 自動流程◆ 人工介入⛁ 系統／資料▢ 產出◖◗ 角色／事件

流程拆解（4 個流程）

訂單擷取與核對

排程 · 每日 08:00

課程與金額自動比對，人只看不一致的。

讀取官網訂單／每日訂單 Sheet→自動比對課程、金額、方案→一致 → 進入合約流程→異常 → 標記人工核對

輸入來源	官網訂單、每日訂單 Sheet、課程價目
產出	核對通過清單＋異常清單
人工介入	只處理異常件。
風險備註	含客戶個資與金額，高風險。

合約建立

事件 · 核對通過

核對通過即自動建合約草稿並取號。

CRM 建立合約草稿→自動取號寫入合約編號→產出合約文件供用印

輸入來源	核對通過清單＋合約範本
產出	CRM 合約草稿＋合約文件
人工介入	用印與寄送依既有流程。

簽回歸檔

事件 · 合約簽回掃描

掃描檔自動對回合約，不再人工找編號上傳。

OCR 辨識合約編號→對應 CRM 合約→自動上傳附件歸檔

輸入來源	簽回合約掃描檔
產出	CRM 附件歸檔完成
人工介入	OCR 信心不足的落人工比對。

會計交接

排程 · 每日下班前

每天下班前交接清單自動長好，狀態雙向同步。

彙整當日完成訂單→產出會計交接清單（發票／請款）→會計處理後狀態回寫

輸入來源	合約與歸檔狀態
產出	會計交接清單
人工介入	會計端作業維持既有流程。

分期導入建議

階段	範圍	前置條件
P1	訂單擷取與核對自動化	確認訂單欄位與價目對照表——學員填「欄位太多後續提供」，需先補齊欄位盤點
P2	合約草稿＋自動編號	CRM 合約模組的寫入方式評估（API／RPA）
P3	OCR 歸檔＋會計交接	掃描命名規則統一；與會計確認交接格式

資安紅線　客戶個資＋合約金額高風險：全程留審計軌跡；合約文件存取限相關承辦與主管。