系統分析版 · SA DECOMPOSITION

07 · 學員異動自動化

提案：婧葶／宛玲 / 教育訓練中心後台　·　發生頻率：平均每天一次

後台自動化本頁 3 條流程 2026-07-23

需求摘要

現況痛點　異動表單進件後要人工到官網與 CRM 分別更新；缺件（如退費同意書）或手邊有其他任務時無法即時處理。

分析定調　進件即驗證、缺件自動追、每日批次執行、人只做覆核——目標砍掉 90% 的來回作業。

🗣 誰在等　客戶（等異動生效）、前台（被詢問進度）、後台自己。

流程全景圖

flowchart TB
  FORM(["異動表單進件
學員／窗口／前台填寫"]):::role --> F1["① 接收與驗證
事件觸發"]:::ai
  F1 -->|欄位附件完整| Q[("執行佇列")]:::data
  F1 -->|缺件| CHASE("自動追件通知"):::out --> FORM
  Q --> F2["② 批次異動執行
排程 · 每日 18:00"]:::ai
  F2 --> WEB[("官網")]:::data
  F2 --> CRM[("CRM")]:::data
  F2 --> LOG("執行紀錄
成功／失敗／待人工"):::out
  LOG --> F3["③ 覆核與例外處理
排程 · 隔日上午"]:::ai
  F3 -->|成功案件| H1{"同仁覆核"}:::hum --> DONE(["結案"]):::role
  F3 -->|失敗／退費| H2{"人工處理
退費金流 gate"}:::hum --> DONE

  classDef ai fill:#e5ddf1,stroke:#253047,stroke-width:2px,color:#172033,font-weight:bold
  classDef hum fill:#f7d7cf,stroke:#253047,stroke-width:2px,color:#172033
  classDef data fill:#d9eff2,stroke:#253047,stroke-width:2px,color:#172033
  classDef out fill:#dcecd0,stroke:#253047,stroke-width:2px,color:#172033
  classDef role fill:#ffe6a3,stroke:#253047,stroke-width:2px,color:#172033

■ AI 自動流程◆ 人工介入⛁ 系統／資料▢ 產出◖◗ 角色／事件

流程拆解（3 個流程）

異動單接收與驗證

事件 · 異動表單進件

進件當下就把「能不能做」分流清楚，缺件不用人追。

讀取異動表單（Google Sheet）→檢查必要欄位與附件（退費同意書等）→完整 → 排入執行佇列→缺件 → 自動追件通知填單人

輸入來源	異動表單 Sheet（學員自填／窗口／前台填寫）
產出	執行佇列＋追件通知
人工介入	無需人工；追件範本由後台維護。

每日批次異動執行

排程 · 每日 18:00

固定時間批次跑官網與 CRM 更新，留完整紀錄。

取出執行佇列→官網後台更新→CRM 更新→寫入執行紀錄（成功／失敗／待人工）

輸入來源	執行佇列
產出	異動執行紀錄
人工介入	無需人工（見 P2 前置條件）。
風險備註	自動化深度取決於官網／CRM 是否有 API；若無則評估 RPA，過渡期產出「異動工作單」供人工快速執行。

覆核與例外處理

排程 · 隔日上午

隔日上午一張清單看完昨天所有異動，只碰例外。

產出覆核清單→指定同仁確認成功案件→失敗與退費案件轉人工處理→結案

輸入來源	異動執行紀錄
產出	覆核結果＋例外處理紀錄
人工介入	退費類異動保留人工 gate（涉及金流與同意書）。

分期導入建議

階段	範圍	前置條件
P1	接收驗證＋自動追件	異動表單欄位標準化；追件通知範本確認
P2	官網／CRM 自動異動	評估兩系統的 API 或 RPA 可行性——本 workflow 最大的技術前置
P3	全自動＋抽查制	連續穩定運行後，覆核從逐筆改抽查

資安紅線　學員個資高風險：異動全程留審計軌跡（誰、何時、改了什麼）；退費涉金流一律人工覆核。