系統分析版 · SA DECOMPOSITION

06 · 教育訓練中心－課前準備與開課巡檢

提案：吳欣容＋陳韋伶 / 教育訓練中心後台　·　發生頻率：每天＋每週＋每月

後台自動化本頁 6 條流程 2026-07-23

需求摘要

現況痛點　每堂課要跨 CRM、Google Workspace、官網、Webex、Teams、SurveyCake 逐項人工確認課前準備，並依課程型態每日寄發通知，流程繁瑣容易遺漏。2026-07-22 客戶補提供作業流程 docx 後看見更重的一塊：工時其實花在生產文件而非檢查——線上課逐封手改觀看通知的起訖日期後一封封寄；每週手做下週每一堂的 PPT／佈達講稿／值課日誌／簽到退 QR。

分析定調　把「人每天巡」變成「AI 每天巡、人處理例外」——用 T-7／T-3／T-1 分級提醒把遺漏擋在開課前；並把課前文件從「手做」變成「套版產出、人只審內容」。

🗣 誰在等　教育訓練中心主管（每天都要確認課前準備是否完成，遺漏影響課程品質）。

♻ 共用底座　通知發送走共用通知引擎；「講義是否就位」檢核項可對接 05 教材標準化的產出；SurveyCake 簽退資料與 09 結案的出席比對共用同一來源；佈達講稿右欄 11 條 FAQ 罐頭回覆可餵給 01 CS Agent。

流程全景圖

flowchart TB
  ORD[("每日訂單 Sheet
訂單編號／email／課程代號")]:::data --> F5["⑤ 每日觀看通知寄發
排程 · 每日"]:::ai
  F5 --> WM("觀看通知 Email＋觀課通知表回填"):::out
  SPEC[("專班表_2026 · 26 欄")]:::data --> CAL
  CAL[("Google 日曆 教育訓練中心-新")]:::data --> F1
  CRM[("GD-CRM 課程主檔＋課程單元
課名／單元／時數／講師／上下課時間")]:::data --> F1["① 課程清單同步
排程 · 每日 08:30"]:::ai
  SOP[("課型 SOP 檢核表")]:::data --> F1
  F1 --> LIST("當日巡檢清單／下週製作清單"):::out
  LIST --> F6["⑥ 課前資料生產線
排程 · 當週做下週"]:::ai
  SC[("SurveyCake 簽到／簽退問卷")]:::data --> F6
  F6 --> DOCS("K槽 MMDD-課代-PPT／佈達講稿／值課日誌
＋QR Code＋縮網址"):::out
  DOCS --> H0{"承辦確認內容"}:::hum
  LIST --> F2["② 跨系統巡檢比對"]:::ai
  DOCS --> F2
  SH[("課前準備 Checklist Sheet
LINE 群／QR／通知／助教")]:::data --> F2
  MEET[("Webex／Teams 會議")]:::data --> F2
  F2 --> RES("巡檢結果（紅黃綠）"):::out
  RES --> F3["③ 分級提醒＋追蹤
T-7／T-3／T-1＋即時"]:::ai
  F3 --> OWN{"負責人處理"}:::hum -->|完成後回檢| F2
  F3 -->|逾時升級| BOSS(["主管"]):::role
  RES --> F4["④ 巡檢日報
排程 · 每日"]:::ai --> BOSS

  classDef ai fill:#e5ddf1,stroke:#253047,stroke-width:2px,color:#172033,font-weight:bold
  classDef hum fill:#f7d7cf,stroke:#253047,stroke-width:2px,color:#172033
  classDef data fill:#d9eff2,stroke:#253047,stroke-width:2px,color:#172033
  classDef out fill:#dcecd0,stroke:#253047,stroke-width:2px,color:#172033
  classDef role fill:#ffe6a3,stroke:#253047,stroke-width:2px,color:#172033

■ AI 自動流程◆ 人工介入⛁ 系統／資料▢ 產出◖◗ 角色／事件

流程拆解（6 個流程）

課程清單同步

排程 · 每日 08:30

每天先知道「今天要巡哪些課、下週要做哪些課前資料、各用哪份 SOP」。

讀 Google 日曆『教育訓練中心-新』取未來 7 天課程（標題帶授課形式＋課程代號）→以課程代號回 GD-CRM 取課程主檔與課程單元→依課程型態載入對應 SOP 檢核表→產出當日巡檢對象清單

輸入來源	Google 日曆事件（由專班表_2026 的活動 ID 串接）＋ GD-CRM 課程主檔（課程代號／課程狀態／上課方式／證書用欄位）與課程單元（單元名稱／時數／講師／職稱／電話／上下課時間）
產出	當日巡檢清單（課程 × SOP 檢核項）＋下週課前資料製作清單
人工介入	SOP 檢核表由後台維護，新課型時人工新增。
風險備註	CRM 課程代號帶 361 前綴（361CHB-0081），與 Sheet／日曆上的 CHB-0081 不同形——比對前必須正規化。

跨系統巡檢比對

排程 · 每日 08:30（接續同步）

逐課逐項自動比對六個系統的準備狀態。

檢查公用槽 K 槽是否有 MMDD-課代-PPT／-佈達講稿／-值課日誌（缺檔即紅燈）→檢查 Google Sheet 準備狀態（LINE 群／QR Code／Email／簡訊／助教排班）→檢查 Calendar／Webex／Teams 會議建立、專班表『講師回覆』與『CRM 建檔』旗標→比對 SOP→產出巡檢結果（完成／未完成／異常）

輸入來源	K 槽課前資料檔名、課前準備 Checklist Sheet、專班表_2026、Google Calendar、Webex、Teams
產出	巡檢結果表（紅黃綠）
人工介入	無需人工；系統無法讀取的項目列「待人工確認」。
風險備註	學員名單高風險——巡檢結果只顯示狀態，不帶個資明細。K 槽檢核只比對檔名、不讀檔案內容。

分級提醒與追蹤

規則 · 開課前 7／3／1 天＋異常即時

該急的即時提醒、沒人動的升級主管，追到完成為止。

未完成項目依急迫度分級→即時通知負責人→逾時未處理升級主管→持續追蹤至完成

輸入來源	巡檢結果表
產出	分級提醒（LINE／Email）＋追蹤紀錄
人工介入	負責人完成後回報（或由下次巡檢自動確認）。

巡檢日報

排程 · 每日

主管一眼掌握全部課程的準備狀態。

彙整全部課程巡檢狀態→產出主管日報（紅黃綠燈）→歸檔留存

輸入來源	巡檢結果＋追蹤紀錄
產出	主管日報
人工介入	主管檢視紅燈項目即可。

每日觀看通知寄發

排程 · 每日（訂單進來後）

線上預錄課的觀看通知從「逐封手改日期一封封寄」變成規則式批次寄送。

讀每日訂單 Sheet 當日新訂單→篩課程代號末碼＝O（線上觀看課），扣除專班 O→拆客戶 email 複合欄（『個人: … 公司: …』）決定收件位址→計算觀看期限（樣本恆為報名日＋1 個月，待客戶確認）→依課程種類挑通知模板、代入課名與觀看起訖日、批次寄出→回填觀課通知表的『寄通知』日期

輸入來源	每日訂單 Sheet（訂單編號／訂購日期／姓名／客戶 email／公司名稱／付款別／課程代號／課程名稱）＋ Outlook 通知模板組
產出	觀看通知 Email（主旨＝【台北金融觀看通知】課代＋課名＋時數＋線上課程）＋觀課通知表回填
人工介入	首次確認模板對照表與觀看期限規則；之後只審異常（如課程名稱公式帶不出的 #N/A）。
風險備註	全流程規則式、不需 LLM。email 欄位混放個人／公司信箱，寄錯人即個資外洩——拆欄與收件人規則必須先由客戶確認。

課前資料生產線

排程 · 每週（當週製作下一週全部課程）

當週做下週每一堂課的 PPT／佈達講稿／值課日誌，從手做變成套版產出、人只審內容。

由課程清單取 CRM 課程單元的 8 個變數（課名／單元名稱／時數／講師／職稱／電話／上課時間／下課時間）→呼叫 SurveyCake 建當場次簽到與簽退問卷，產 QR Code 與 reurl 縮網址→線上：套版產 PPT（課名／簽到退 QR／下課時間／報到次數）與佈達講稿 Word（時間／簽到退連結／表單回覆連結）→實體：套版產值課日誌 Excel 上半段與滿意度 Word（日期＋機構＋簽退 QR）→依 MMDD-課程代號-文件類型命名寫入公用槽，供第②步巡檢檢核

輸入來源	GD-CRM 課程單元、專班表_2026（助教／會議室／備註）、SurveyCake、reurl 縮網址、既有 PPT／Word／Excel 版型
產出	K 槽三份課前資料檔＋簽到退 QR Code＋會議資訊對照表
人工介入	承辦審閱內容後才使用；講稿紅字（隨狀況調整段）維持人工。
風險備註	值課日誌下半段『課程執行檢核』（報名人數／實際出席／講義份數／器材）是現場回填欄，不自動填。

分期導入建議

階段	範圍	前置條件
P1	每日觀看通知寄發（最快見效、規則最硬）	客戶確認：觀看期限規則、Outlook 模板對照表、email 複合欄拆分規則
P2	課前資料生產線＋K 槽檔名巡檢	取得 PPT／Word／Excel 版型與 SurveyCake API 權限；K 槽存取方式確認
P3	串接 Calendar／Webex／Teams API＋分級提醒	取得 API 權限；確認會議建立的判斷規則
P4	CRM 直連＋巡檢日報	CRM（通用數碼）介接方式評估；課程代號 361 前綴正規化

資安紅線　學員個資高風險：巡檢與通知僅呈現「項目狀態」，個資明細留在原系統；報表不落地個資。2026-07-22 盤點另發現四條既存紅線需優先處理：① SurveyCake Hash key／IV key 明文硬編在 Apps Script、webhook 無來源驗證；② 簽退／滿意度回覆 Sheet 設為「知道連結的任何人＝編輯者」；③ Webex 會議密碼＝上課日期 MMDD；④ 學員信箱以複合字串塞單欄、講師助教手機以純文字寫在 Google 日曆說明欄。