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系統分析版 · SA DECOMPOSITION

03 · PM Agent（教育訓練專案管理）

提案：蔡涵宇 / 前台行銷推廣組　·　發生頻率：每日
前台 自動化 本頁 4 條流程 2026-07-23
A

需求摘要

現況痛點　報價→簽約→建檔→招生→課前→收款→結案的專案流程分散在 CRM、多份 Sheet、LINE 與 Email，靠人腦追蹤，繁瑣且容易遺漏。
分析定調　把專案生命週期變成可追蹤的 Checklist 與提醒流——PM 只看例外，不用盯全部。
🗣 誰在等　PM 自己（每日追蹤耗時）、主管（頻繁索取進度與營運數據）。
♻ 共用底座　與 Customer Success Agent（01）共用客戶／專案資料底座；提醒走共用通知引擎。
B

流程全景圖

flowchart TB
  NEW(["新專案成立
報價確認／CRM 建檔"]):::role --> F1["① 專案建檔＋Checklist
事件觸發"]:::ai
  F1 --> CK[("專案 Checklist
到期日×負責人")]:::data
  SH[("營運 Sheets
每日訂單／專班表／課程異動")]:::data --> F2
  CK --> F2["② 每日進度巡檢
排程 · 每日"]:::ai
  F2 --> EXC("例外清單＋分級提醒"):::out --> H1{"PM 只處理例外"}:::hum
  AR[("應收款 Sheet＋發票匯款")]:::data --> F3["③ 收款追蹤
排程 · 每日"]:::ai
  F3 --> REM("到期提醒承辦"):::out
  F3 -->|逾期升級| BOSS(["主管"]):::role
  CK --> F4["④ 週報＋Dashboard
排程 · 每週五"]:::ai
  F3 --> F4
  F4 --> DASH("營運週報／Dashboard"):::out --> BOSS

  classDef ai fill:#e5ddf1,stroke:#253047,stroke-width:2px,color:#172033,font-weight:bold
  classDef hum fill:#f7d7cf,stroke:#253047,stroke-width:2px,color:#172033
  classDef data fill:#d9eff2,stroke:#253047,stroke-width:2px,color:#172033
  classDef out fill:#dcecd0,stroke:#253047,stroke-width:2px,color:#172033
  classDef role fill:#ffe6a3,stroke:#253047,stroke-width:2px,color:#172033
■ AI 自動流程◆ 人工介入⛁ 系統／資料▢ 產出◖◗ 角色／事件
C

流程拆解（4 個流程）

1

專案建檔與 Checklist 生成

事件 · 新專案成立（報價確認／CRM 建檔）
新專案成立即自動長出全生命週期檢核表。
偵測新專案→依課程型態套用里程碑模板→產出專案 Checklist（報價／簽約／招生／課前／收款／結案）
輸入來源CRM 專案資料＋里程碑模板庫
產出專案 Checklist（含到期日與負責人）
人工介入PM 確認模板套用結果，特殊專案手動調整。
2

每日進度巡檢與提醒

排程 · 每日
每天自動比對進度，逾期與將到期主動提醒。
讀取各營運 Sheet（每日訂單／專班表／課程異動）→比對里程碑到期日→逾期／即將到期分級→通知負責人與 PM
輸入來源營運 Google Sheet 群＋專案 Checklist
產出每日例外清單＋分級提醒
人工介入PM 只處理例外項目。
3

收款追蹤

排程 · 每日
應收款到期前提醒、逾期自動升級。
應收款 Sheet × 發票／匯款狀態→到期前提醒承辦→逾期升級通知主管
輸入來源應收款追蹤 Sheet、發票與匯款紀錄
產出收款狀態看板＋催收提醒
人工介入催收動作由業務／會計執行。
風險備註財務資料高風險，輸出限 PM 與主管。
4

營運週報與 Dashboard

排程 · 每週五
主管自助查看，不再向 PM 要報表。
彙整專案數／營收／開班率／重要專案狀態→產出營運週報→更新 Dashboard
輸入來源專案 Checklist＋收款狀態＋招生數據
產出營運週報＋即時 Dashboard
人工介入PM 抽查數字口徑。
D

分期導入建議

階段範圍前置條件
P1專案建檔＋Checklist＋每日提醒與 PM 共同定義各課程型態的里程碑模板
P2收款追蹤確認應收款 Sheet 欄位與會計對帳節奏
P3營運週報＋Dashboard主管確認指標口徑；沿用 01 的客戶主檔
資安紅線　含付款與財務資料（高風險）：收款流程輸出僅限 PM 與主管，Dashboard 依角色遮罩金額。